Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source Software, die frei von jedem selbst auf einem eigenen Server installiert (gehostet) werden kann. Solidarische Technik Kollektive betreiben teilweise ihre eigenen “Instanzen”. “Instanzen” nennt man die jeweils einzelnen Nextcloud Installationen, also z.B. der verschiedenen Gruppen/Vereine/Firmen, usw. Je nach Einstellungen der jeweiligen Instanz, ist die einzelne Nextcloud also vollkommen “autark”, sprich sie hat mit anderen Instanzen nichts zu tun.

Auch für politische Gruppen kann die Nextcloud ein attraktives Werkzeug sein, die eigene Arbeit mit geteilten Passwörtern, Kalendern, Dokumentationen, Pads, usw. zu organisieren.

Account-Verwaltung (Konzept)

Quelle: https://wiki.systemli.org/howto/nextcloud/gruppen

Wenn ihr die Cloud als Gruppe nutzen wollt, stellt sich das Problem, welchem User die gemeinsam genutzten Daten (Dokumente, Kalender, Deck-Boards, …) gehören. Deshalb empfehlen wir für Gruppen die Nutzung von Teams

Teams

  • Jedes Mitglied eurer Gruppe bekommt einen persönlichen Account.
  • Zusätzlich erstellt ihr einen Gruppen-Account als Admin, der von mehreren Personen verwaltet wird.
  • Erstellt mit dem Gruppen-Account in der Collectives-App (wenn verfügbar) ein Kollektiv für die Gruppe.
    • unter Mitglieder verwalten fügt ihr alle persönlichen Accounts hinzu.
    • Gebt wenn nötig einzelnen oder gar allen Accounts Admin-Rechte.
      • neben Teams auf das + und Beschreibung folgen

Technisches Detail: Warum nicht in Kontakte?

Das Anlegen des Teams ginge zwar auch unter Kontakte, allerdings gehört euch dann das Team und das wollen wir wie weiter unten beschrieben, vermeiden. Falls die Collectives-App nicht verfügbar ist, legt unter Kontakte ein Team an, denkt aber an die Probleme damit

Jetzt habt ihr (mit dem Gruppen Account) ein Kollektiv*(Team)* erstellt. Ab sofort könnt ihr so ziemlich alles, was ihr in der Nextcloud macht, mit diesem Team teilen: Dateien, Kalender, Kanban-Boards (Deck-App), Umfragen, usw.

Dabei ist allerdings eine Sache zu beachten: Die Ownership (dt: Eigentum, aber der englische Begriff sagt hier mehr aus). Und zwar gehören sämtliche Dateien (also auch Kalender, Kanban-Board, etc) immer dem Account, der sie angelegt hat! Auch wenn diese Ressourcen (Fachbegriff) dann mit dem ganzen Team geteilt werden, gehören sie immer noch dem Ersteller-Account.

Achtung

Sollte nun der Ersteller-Account einer Ressource plötzlich gelöscht werden, werden auch alle Dateien gelöscht, die diesem Account gehört haben!

Tip

Deshalb ist es sehr ratsam, möglichst alle geteilten Ressourcen mit dem Gruppen-Account zu erstellen und sie von dort mit dem Team zu teilen.

ownership & sharing concept

Die obere Grafik zeigt, das der Gruppen-Account eine Passwortdatenbank in seine Dateien hochlädt und diese eine Datei dann mit dem Team teilt. Diese wiederum können dann auf diese Datei zugreifen.

So könnt ihr später ganz einfach Personen zu eurem Team/Kollektiv hinzufügen/entfernen. Ihr müsst nicht bei jeder neuen Person sämtliche Ressourcen neu teilen. Außerdem könnt ihr die Verwaltung des Admin-Accounts einfach weiterreichen und es ist kein Problem, wenn die ursprünglichen Admins inaktiv werden.

Oder anders herum können mit einem Klick einzelne Accounts aus dem Team entfernt werden, sodass diese keinen Zugriff mehr auf Gruppen-Ressourcen haben.

Oder anders herum können mit einem Klick einzelne Accounts aus dem Team entfernt werden, sodass diese keinen Zugriff mehr auf Gruppen-Ressourcen haben.

Oder anders herum können mit einem Klick einzelne Accounts aus dem Team entfernt werden, sodass diese keinen Zugriff mehr auf Gruppen-Ressourcen haben.

Ownership Übertragen

Falls ihr mal keinen Zugriff auf den Gruppen-Account haben solltet, gibt es auch die Möglichkeit die „Ownership“ einer von eurem persönlichen Account angelegten Datei zum Gruppen-Account zu übertragen. Nextcloud bietet dafür eine eigene Anleitung

  • Der Transfer muss allerdings immer erst vom Gruppen-Account (der die Ownership übertragen bekommt) bestätigt werden, bevor er in Kraft tritt.
  • Erfahrungsgemäß kann das auch ein paar Minuten dauern, bis der Gruppen-Account die entsprechende Benachrichtigung zum Bestätigen bekommt. Es kann also sein, dass ihr etwas abwarten müsst.